Gitt dagens sykepleiermangel kombinert med offentlig ansatte sykepleieres interesse for å bli såkalt travel nurse, er dessverre veien kort mellom velferdskollaps og halvering av oppdragsgivers innleiekostnader. Følger man herværende avtaleforvaltningsprosedyre, ender man opp med sistnevnte. Følger man den ikke, ender man dessverre opp med førstnevnte.

Prosedyre

1. Overordnet
   1. All avtaleforvaltning bygger på en robust rammeavtale
   2. Avtaleforvaltning må være en del av oppdragsgivers økonomienhet
2. Avtaleforvalterens verktøy
   1. Regnskapstall (primært på mndbasis)
   2. Mailadressen vikarhelse@x.kommune.no
3. Avtaleforvalters informasjon
   1. Avropere gis ikke fullmakt til å leie inn utenfor rammeavtalen
   2. Avroperne informeres av avtaleforvalter om rammeavtalens regler for avrop/minikonkurranser
      1. All innleie skal gå fra rammeavtaleleverandører
      2. Avroper sender alle avrop parallelt til alle rammeavtaleleverandører, med kopi til nevnte mailadresse
      3. Avropene inkluderer en (kort) frist. Tilbud mottatt etter frist skal avvises
      4. Ved fristutløp varsles leverandører (kopi til nevnte interne epost) om hvem som fikk oppdraget. Slik at oppdragsgiver unngår å binde opp ressurser den selv ikke skal ha, men som andre har behov for
4. Avtaleforvalters fremgangsmåte
   1. Hvis pris reguleres av rammeavtale foretas avrop/minikonkurranser av enhetsleder
   2. Hvis pris reguleres av avrop/minikonkurranse, økes konkurransens kompleksitetsgrad vesentlig. I så fall må – hensyntatt oppdragsgivers økonomi - avrop/minikonkurranser foretas av avtaleforvalter som
      1. Selv foretar avrop/gjennomfører minikonkurranser, evt setter dette bort til enhetsleder
      2. Fastsetter vekt mellom pris og kvalitet
      3. Vurderer mottatte pris-tilbud
      4. Kontakter enhetsleder for vurdering av mottatte kandidat-tilbud
      5. Utarbeider vurderingsmatrise bestående av pris, kvalitet og sum
      6. Informerer enhetsleder (og rammeavtaleleverandører om ikke enhetsleder gjør det selv) om hvem som fikk oppdraget
5. Kontroll av avrop og omsetning på månedlig basis
   1. Forekommer det utbetalinger til leverandører utenfor avtale?
   2. Er ovennevnte avropsregler inkl avropssvar og kopi til nevnte mailadresse etterlevd?
6. Feilretting
   1. Ved avtalelekkasje eller avropsfeil kontrollerer avtaleforvalter at alle feil er rettet, dvs at det ulovlige innleie-forholdet er avviklet
7. Økonomi
   1. Innleides folkeregistrerte adresse kontrolleres med sikte på å unngå at man leier inn sine «egne» dvs lokale ressurser
   2. Innleides lønn kontrolleres med sikte på å unngå at oppdragsgiver betaler innleide bedre enn sine egne pleiere (som i så fall «stikker av» til byråene)
   3. Leverandørene avkreves bekreftelse på at innleide ikke har en rekrutteringsbonus i forhold til innleiers ansatte
   4. Ved ønske fra avroper om å gå i spotmarkedet vises det til kommunens samfunnsansvar